عرف ميدان الاتصال والتواصل تقدما تكنولوجيا هائلا ، غير انه لم يلغ بأي شكل المراسلة الكتابية المعروفة بشكلها وطابعها وتداولها ، وأثرها القانوني . إذ ظلت وسيلة معتمدة في مختلف الإدارات لها مكوناتها وأسلويها .
وقبل التطرق إلى مكونات الرسالة الإدارية نشير إلى أنه يمكن تصنيفها إلى شخصية وإدارية :
فالرسائل تكتسي طابع الشخصية متى كانت موجهة من طرف الموظفين او العاملين إلى رؤسائهم للتظلم او التوضيح أوللحصول على وثيقة ، أو طلب تعويض ، او امتياز ... إلخ
أما الرسائل الإدارية فهي الموجهة من قبل الإدارة إلى العاملين بالمؤسسة ( المرؤوسين) لإخبارهم ، أو استفسارهم أو لإجابتهم ، وقد ترسل لتقديم الاقتراحات أو إجابات او تبادل خبرات بين المصالح الإدارية المختلفة .
مكونات الرسالة الإدارية :
يمكن حصر مكونات الرسالة الإدارية[2] إلى :
× الرأس : الجهة اليمنى في أعلى الصفحة ويتكون من اسم الدولة (المملكة المغربية) واسم الوزارة ، متبوعا بمصالحها الجهوية والإقليمية ( الأكاديمية ، النيابة ... ) ثم المؤسسة التعليمية كما يبين النموذج التالي :
المملكة المغربية
وزارة التربية الوطنية والتعليم العالي والبحث العلمي وتكوين الأطر
قطاع التعليم المدرسي المدرسي
الكاديمية الجهوية للتربية والتكوين
جهة سوس ماسة درعة
نيابة النزكان ايت ملول
مؤسسة .... للتعليم الخصوصي
تراست انزكان
× الاستهلال : امتثالا لقول الرسول الأكرم : "كل أمر لا يفتتح باسم الله فهو أبتر" ، ولفظ الاستهلال بسم الله الرحمن الرحيم أو الحمد لله
× الجهة والتاريخ : يقصد بالجهة في هذا افطار اسم البلدة التي صدرت منها الرسالة ( كما هو مبين في النموذج أعلاه ) ، وبالنسبة للتاريخ يشترط أن يكتب اليوم بالرقم والشهر بالحروف ، السنة بالعدد مع مراعة البدء بالتاريخ الهجري .
× الاكتتاب : ويتضمن صفة المرسل ، واسم المصلجة الإدارية ، ويكتب عل الجهة اليمنى في الرسائل الشخصية
من السيد مدير مؤسسة ..... للتعليم الخصوصي
إلى السيد مدير مدرسة ..... بالدشيرة ال****ية
وإلى أسفل الإكتتاب قد تضاف عبارة : تحت إشراف السيد ... احتراما للتسلسل الإداري الذي ترسل عن طريقه الرسالة الإدارية .
× التسجيل : يعطى لكل مراسلة رقم يحيل على رقم تسجيلها بدفتر الصادرات الخاص بالإدارة
× الموضوع : وهو عبارة عن فكرة عامــة لما سيتم عرضه في الر سالة الإدارية لأخذ فكرة سريعة عن الفحوى ، على ان يأتي المرجع أسفل الموضوع للتذكير بالوثائق والمراجع المعتمدة في الإجابة او التي تسهل عملية الرجوع للوائق أو النصوص القانونية .
× التحية وعرض الرسالة الإدارية : يأتي في مقدمة العرض لفظ التحية الرسمية ( سلام تـام بوجود مولانا الإمام دام له النصر والتأييد ) الذي تفتتح به الرسائل الإدارية التي ينبغي ان تعالج موضوعا واحدا ضمن فقرات تمثل كل واحدة منها فكرة مع مراعاة استعمال عبارة "يشرفني ان" التي ينبغي استعمالها مرة واحدة في بداية الفقرة الولى من الرسالة مع إمكانية تعويضها بعبارة " يؤسفني ان" التي توظف للتقليل من سلبية المضمون .
× غرض الرسالة : يجب التمييز بين الرسائل الإدارية تبعا للغرض المتوخى منها ، ففي الرسالة الإخبارية ينبغي ان نستعمل في بدايتها " يشرفني ان أخبركم او انهي إلى علمكم ، أو ان أطلعكم " وفي رسالة التماس يشرفني ان ألتمس منكم ، أو ان اطلب منكم " اما في رسالة الاقتراح " يشرفني ان اعرض على انظاركم ، أو اعرض عليكم "
× توقيع الرسائل : يغتبر التوقيع أسايا لصلاحية الرسالة إذ منه تستمد صلاجيتها ومفعولها وقوتها الإدارية ، ومن تم كان لايعتد بالرسالة التي لا تحمل توقيع المرسل ويجب ان يكون التوقيع
[1] اعتمد في هذا الباب على ماورد بكتاب التشريع المدرسي والتنظيم الإداري لرجال التربية والتعليم 2007 أحمد محمد قاسمي
الحديث هنا عن المراسلات الإدارية الصادرة عن المؤسسة التعليمية [2]