يااخي المسطرة المتبعة في معظم الثانويات الاعدادية ان محاضر المجالس التعليمية ترسل نسخ منها الى مفتش المادة الدراسية ويحتفظ بنسخ مشابهة بالمؤسسة.
اما محاضر المجلس التربوي ومجلس التدبيرفتحرر في سجلات خاصة مذيلة بتوقيعات الاعضاء الحاضرين وتعرض على العاملين بالمؤسسة للاخبار والاطلاع....ويحتفظ بهذه السجلات ضمن ممتلكات المؤسسة ..وقد يعتمد على هذه المحاضرعند الحاجة اليها .او عندما تطالب بها اللجن الادارية للتفتيش التي تزور المؤسسة لسبب من الاسباب.

تقول القوانين والمذكرات أن الادارة ملزمة بتعليل قراراتها ، والتعليل تكون له قوة الحجة اذا كان مرفقا بوثائق لها الاقام وتاريخ وخاتم وموقعين. كما يمكن في بعض الحالات اعطاء نسخ للاساتذة تخص بعض القرارات الحساسة التي يكونوا فيها أطرافا نتيجة لاجتماع تقريري. الوصولات والتقارير نوع من المحاضر التي يجب أن يتوفر المعني بالامر على نسخ منها. لانها تلزمه وتلزم الغير. فالمحاضر مفيدة للاطراف مهما كان دورهم للعودة اليها عند الحاجة ، ولانها تعزز الثقة والقوة القانونية. وتكرس الديمقراطية والحكامة والانصاف.