[الاطلسي.]

إعداد وإدارة الاجتماعات

من المهام الملقاة على رئيس الجمعية و من ينوب عنه من مكتب الجمعية تسيير و إدارة الاجتماعات، هذه المهمة كثيرا ما يستهين بها المسؤولون و لكنها تعتبر من أصعب المهام نظرا لما تتطلبه من ترتيبات و ما ينبغي الشخص ذاته أن يتوفر عليه من صفات و خلق و مهارات، و سنكتفي في هذا الموضوع على سرد أهم مراحل الإعداد لأي اجتماع ، على أن نعود لطبيعة شخصية الرئيس و ما ينبغي أن يتوافر فيه من صفات و مهارات من أجل إنجاح عمل أي جمعية و تسييرها.
1. مرحلة الإعداد:

• تحضير جدول الأعمال
• تحديد مكان وزمان الاجتماع
• توجيه الدعوة للمعنيين بالطريقة المتفق عليها مسبقا ، و يجب أن تتضمن الدعوة جدول الأعمال و المدة الزمنية للاجتماع
• احترام مدة التبليغ حسب القانون
• إعداد ورقة الحضور
2. ما قبل الاجتماع

• تحديد جدول الأعمال
• توجيه الدعوة
• إعداد عن المقترحات
3. مرحلة الإدارة و التسيير :

• التأكد من النصاب القانوني
• تعيين مقرر يحرر تقرير الاجتماع أثناء النقاشات و غالبا ما يكون الكاتب العام أو من ينوب عنه
• عرض جدول الأعمال للمصادقة
• مناقشة نقاط الجدول
• التحلي بالموضوعية و الحياد و الديمقراطية أثناء النقاشات و منح الكلمة للمتدخلين من الحضور
• تقديم ملخص للأفكار أو المقترحات بعد المناقشة
• اللجوء إلى التصويب كلما تعذر التوافق و التراضي حول أي نقطة من النقاط
• التأكيد عما أتفق عليه من قرارات قبل الانتقال إلى النقطة الموالية
• احتراف الغلاف الزمني المعلن عنه في الاستدعاء
• التذكير بكل القرارات التي تم الاتفاق عليها
• الإعلان عن انتهاء الاجتماع
4. ما بعد الاجتماع

• قراءة القرارات المتخذة
• إعداد ملخص عن المقترحات
• متابعة وتنفيذ القرارات
• توزيع المهام أثناء التنفيذ لأن الإثقال ضد الإتقان
• تقويم عملية التنفيذ و متابعة التنفيذ بعد تحديد عناصر التعثر و أسبابه
• إعداد التقارير النهائية التي تبرز النتائج المحققة
المصدر : موقع أزيلال أون لاين