تتمة :
التخطيط للنجاح
1 لا يمكن أن نقرر ما يجب عمله اليوم إلا إذا تحدد ما نريد أن نصل إليه غدا.
أن أيخطة تتعلق بالتطوير و استغلال الوقت بشكل جيد تعتمد علي وضوح الهدف.
2 حددالأهداف
سجل كل الأهداف ثم قسمها إلى أهداف طويلة الأجل و أخري قصيرة الأجل , متخصصة و شخصية. يجب أن يتم الموازنة بين الأهداف ووضع جدولا زمنيا لتحديد متي نريدالانتهاء من كل الأهداف.
3 تحديد الأولويات
يجب أن يتم ترتيب الأهداف تبعاللأولوية و أهمية الهدف علي أن يتم تحديد نقاط التعارض بين أولوياتك و أولوياترئيسك و زملائك و محاولة التنسيق بين الجميع كما يتم تغير الأولويات بشكل مستمر فيضوء التغيرات أو المعلومات الجديدة
4 تحليل المهام
اعمل قائمة بكل أهدافك ومهامك الحالية و القادمة و الروتينية , ثم قسمها إلى ثلاث فئات و حدد المهام التيفي حاجة لإشراك الآخرين و أيها يمكنك تفويضه و أي المهام غير ضروري لتتجاهله كمايجب تحديد أهم المهام وأوقات الانتهاء منها
النوع أ : المهام العاجلة و المهمة ( التخطيط و التطور
النوع ب : ( المشاريع المتطورة
النوع ج : المهامالروتينية الأعمال الروتينية
يجب عمل موازنة بين المهام اليومية بحيث
المهام من النوع أ: يجب إنهاء بعض من تلك المهام العاجلة و المهمة كل يوم .
المهام من النوع ب : تشمل المهام غير العاجلة و يتم القيام بها عندما يسمح الوقت
المهام من النوع ج: أنه يشمل معظم ما تعمل به ويجب أن يستحوذ علي جزء كبير من يومك
4تحديد أوقات الهدوء و الراحة
ستكون في حاجة إلى بعض الوقت لتحدد لنفسك أولوياتك و تركز علي المهام الأصعب ذات الأولوية الأولي . كما يجب أن تحصل علي وقت راحة لكي تتمكن من إنجاز المهام بكفاءة عالية.
5زيادة الكفاءة
أن مستويات أدائك سوف تتذبذب تبعا لمستويات النشاط لذا يجب تحديد أوقات المهام بحيث يتلاءم مع مستويات النشاط
6حدد مضياعات الوقت التي تقابلك عند قيامك بالعمل و ضع خطة محددة للتحكم فيها مضيعات الوقت الأسباب الحل
سوء التخطيط عدم الاقتناع بضرورة التخطيط التخطيط يحتاج إلى وقت ولكن يوفره في النهاية غياب الأهداف والأولويات حدد الأهداف والأساليب المتبعة وناقش الأولويات مع المرؤوسين الإدارة حسب الطوارئ الوقت الذي يضيع في التخطيط لا يضيع هباء تقدير الوقت غير منطقي السماح بوقت للمقاطعات
الفشل في تحديد الأولويات اربط الأولويات بجدول أعمال عدم تلبية الضروريات التمييز بين الأمور المهمة والأمور المستعجلة سوء الإدارة التزامات فوق الطاقة قل لا ولكن قدم اقتراح بديل ممكن تفويض بعض المهام
عدم المقدرة علي اتخاذ القرار تشجيع الاتصال الواضح ووضع مدى زمني لكل نشاط
السرعة في الأداء خذ وقتك لإنجاز العمل والتأكد من عدم تكراره
الاهتمام بكل التفاصيل أهتم بالضروريات
الأعمال الروتينية ادمج الأعمال – فوض بعضها
محاولة إنجاز أعمال كثيرة في نفس الوقت فوض أكثر
تقدير الوقت اللازم إنجازها بأقل مما يجب
الخوف من عواقب الخطأ أتعلم من الأخطاء
عدم وجود قائمة بالإعمال مرتبة طبقا لأولوية كل منها ركز علي المهام الرئيسية و فوض المهام الروتينية
المكاتب الغير مرتبة والفوضى سلة الوارد والصادر
عدم وجود إطار واضح لعملية اتخاذ القرار أ جمع البيانات, حدد الاحتياجات, وضح الأهداف, ضع قائمة بالبدائل الأكثر قبولا, اختيار الأسلوب الملائم, ونفذ القرار
عدم المقدرة علي الرفض تعديل سياسة الباب المفتوح
السكرتيرة
الفشل في وضع حدود واضحة للسلطة والمسئولية تحديد الاختصاصات والمسؤوليات
الإرهاق تقدير الوقت اللازم لإنجاز كل مهمة
عدم المقدرة علي التفويض بسبب نقص الخبرة لدي المرؤوسين فرص تدريب أكثر, السماح بمساحة للخطأ,
المرؤوسين ليسوا مستعدين لتحمل مسؤوليات أكثر حدد الشخص الجدير بتحل المسؤولية وأعطه قدر ما يستطيع تحمله
المرؤوسين مشغولين أصلا توزيع المهام بالتساوي
غياب المعايير و تقارير الأداء متابعة و تقييم
الاجتماعات الكثيرة إعداد أجنده العمل ,تجنب إهدار الوقت و التزم بالجدول .
و السلام.
نرجو الإفادة
دعمونا شجعونا بردودكم
أحبكم في الله