[abouayoub1967]

وتجدر الإشارة أنه كلما حرص المكلف بالتسجيل على استخلاص كل الوثائق المدرسية المطلوبة كلما وفر على نفسه مجهود متابعة التلاميذ المتهاونين الذين يتهربون بكل السبل من إحضار وثائق التسجيل ولذلك ،فالصرامة مطلوبة في هذا الإطار.
ويستحسن التنصيص ضمن وثائق التسجيل على أن يحضر التلميذ ظرفا من الحجم الكبير،فنستغله أولا لوضع الوثائق وتجنب ضياعها أثناء المناولة وعلى ظهره نسجل اسم ونسب التلميذ ورقم تسجيله وقسمه،وستخدمه ثانيا وبعد فرز الوثائق ،فنضع داخله ملفات المراحل التعليمية السابقة.ففي التأهيلي مثلا نحتفظ بالملف الأزرق ملف الثانوي التأهيلي،ونضع ملف الابتدائي والاعدادي داخل الظرف. وترتب الأظرفة وفق نفس ترتيب الملفات الزرقاء ليسهل علينا العودة اليها حين الحاجة.والظرف نفسه نستغله لإرسال ملف التلميذ حين يغادر، وكم من ملف تاهت وثائقه بسبب سوء طريقة لفه. ونتجنب استعمال l’agrafeuse التي قد تضر بوثائق الملف.
6 – من أهم الوثائق التي ينبغي على الإخوة الحراس العامين الجدد العناية بها هي جدول الإحصاء.فالاحصاء من أهم العمليلت الادارية التي تحتاج الى عناية وتركيزومتابعة. ومن أجل مسايرة دقيقة للإحصاء يلزم إعداد جدول ييسر علينا مواكبة حركية التلاميذ كل يوم.فإهمال تثبيت مغادرة مغادر أو تسجيل وافد قد يبعثر البناء الاحصائي لديك ويضيع عليك ساعات من الجهد والتعب .
ولعل أهم خطوة لمتابعة جيدة لمختلف الاحصائيات هو ضبط المسجلين بكل قسم ذكورا وإناثا، فعمود المسجلين هو العنصر الثابت الذي منه تتفرع مختلف العمليات الاحصائية الأخرى وهو المرجع الذي نعود إليه كلما تطلب الأمر.ويستحسن أن يضع الحارس العام إحصاءه في ورقة واحدة ،وأن لا يكثر من عدد أوراق الإحصاء التي تشتت البصر والذهن.
وبحكم عدم توفر أجهزة الحاسوب بمعظم مكاتب الحراسة العامة-مع الأسف- بمؤسساتنا التعليمية،فالإخوة الحراس العامين ملزمون بالاعتماد على حدسهم في ابتكار وثيقة على ورق مقوى تسهل عليهم مواكبة الإحصاء.
وأقترح على الإخوة الحراس العامين الجدول الي وضعته على الرابط التالي:
http://www.************/vb/showthread.php?t=76707
طبعا كل حارس عام هو مطالب بمتابعة إحصائيات الأقسام المسندة اليه،دون أن يمنع ذلك من التوفر على إحصائيات تهم كل تلاميذ المؤسسة.
7 -الشهادة المدرسية:تعد من أخطر الوثائق التي يصدرها السيد الحارس العام،وتسلم لكل تلميذ مسجل بالمؤسسة ويتابع دراسته فعليا بها.أما التلميذ المنقطع أو المفصول أوالذي أنهى دراسته بالمؤسسة،فيتسلم شهادته المدرسية من مكتب الأرشيف ورئيس المؤسسة أو من ينوب عنه حين غيابه هو المسؤول عن التوقيع وعن صحة المعلومات الواردة بالشهادة.وأشير أن تحريف أو خطأ عند وضع الشهادة المدرسية ،فإن الموقع هو الذي يتحمل المسؤولية الكاملة،ولذلك لا ينبغي إمضاء أية شهادة إلا بالعودة الى ملف التلميذ المعني بالأمر للتأكد من صحة المعلومات المثبتة فيها.
الرجوع الى ملف التلميذ في المرحلة الأولى مهم جدا للحارس العام الجديد للتعرف على وثائق الملف ومختلف البيانات الواردة فيه،ويمكن فيما بعد وبعد ضبط اللوائح الرسمية للتلاميذ وتعبئة المعلومات من الملفات وبعد التأشير عليها من رئيس المؤسسة، يمكن الاعتماد عليها لإصدار الشواهد المدرسية علما أن العودة الى الملفات في كل حين عمل ضروري لتجنب الشبهات وما أكثرها في زمننا.
وألفت انتباه الإخوة الحراس العامين الجدد أن يهتموا بوضع قاعدة البيانات الخاصة بتلاميذ الفصول المسندة إليهم بأنفسهم ،وأن يحرصوا كل الحرص على التدقيق في المعلومات وتواريخ الازدياد وغيرها لأن هاته القاعدة ستصبح المرجع في الكثير من العمليات الإدارية اللاحقة.وإذا حصل وقام أحد مساعدي الحارس العام بتحرير شهادة مدرسية ما فهو ملزم بوضع إمضائه قبل إمضاء السيد الحارس العام باعتباره المسؤول عن المضمون، وإن كان هذا لا يعفي الحارس العام من المراقبة قبل الإمضاء.

يتبع.....