( ورشة عمل للمديرين ) سلسلة مقالات حول مهارات المديرين ( من واقع ورش عمل تدريبية للمديرين ) أهداف هذه الدراسة بعد دراسة هذه المعلومات وتطبيق المهارات المذكورة في هذه الدراسة عمليا في مجال عملك كمدير تكون قادرا علي الأتي :
1- الهدف العام :
صقل وتطوير المهارات التخطيطية للمديرين في جهات العمل الحكومية وغير الحكومية
2- الأهداف المرحلية :
بنهاية هذه الدراسة يكون المشارك قادرا علي أن :
· يحد المقصود بالتخطيط
· يستنتج أهمية التخطيط في مجال عمله
· يحدد أنواع التخطيط
· يشترك مع زملائه في تحديد مستويات التخطيط
· يحدد مراحل / خطوات وضع الخطط بطريقة علمية صحيحة
· أن يحدد أهم المهارات التخطيطية الواجب توافرها في المديرين )
· يضع خطة للمرحلة القادمة في مجال عملة بالاشتراك مع زملائه محتويات موضوعات ورشة العمل
الجزء الأول :
مفهوم التخطيط وأهميته
الجزء الثاني :
أنواع التخطيط ومستوياته
الجزء الثالث :
مراحل وضع الخطة
الجزء الربع :
المهارات التخطيطية للمدير
الجزء الخامس:
مباديء التخطيط الجيد
الإرشادات الواجب مراعاتها في التخطيط
الجزء الأول
مفهوم وأهمية التخطيط
1- مقدمة :
غالبا ما يعدّ التخطيط الوظيفة الأولى من وظائف الإدارة، فهي القاعدة التي تقوم عليها الوظائف الإدارية الأخرى. والتخطيط عملية مستمرة تتضمن تحديد طريقة سير الأمور للإجابة عن الأسئلة مثل ماذا يجب أن نفعل، ومن يقوم به، وأين، ومتى، وكيف. بواسطة التخطيط سيمكنك إلى حد كبير كمدير من تحديد الأنشطة التنظيمية اللازمة لتحقيق الأهداف. مفهوم التخطيط العام يجيب على أربعة أسئلة هي:
1. ماذا نريد أن نفعل؟
2. أين نحن من ذلك الهدف الآن؟
3. ما هي العوامل التي ستساعدنا أو ستعيقنا عن تحقيق الهدف؟
4. ما هي البدائل المتاحة لدينا لتحقيق الهدف؟ وما هو البديل الأفضل؟ من خلال التخطيط ستحدد طرق سير الأمور التي سيقوم بها الأفراد، والإدارات، والمنظمة ككل لمدة أيام، وشهور، وحتى سنوات قادمة.
2- ما هو التخطيط؟
التخطيط هو عملية تحديد واقع جهة العمل ، والأهداف التي تسعى إلى تحقيقها، والوسائل التي ستستخدمها لتحقيق تلك الأهداف. فالتخطيط عملية تأخذ بالاعتبار نقاط قوّة وضعف جهة العمل ، والفرص والمخاطر التي تحيط بها.
تعريفات أخري :
· التخطيط : هو وضع أهدافك في برنامج عملي قابل للتنفيذ ، ورسم صورة واضحة للمستقبل وتحديد الخطوات الفاعلة للوصول إلى هذه الصورة ، وكيف تتعامل مع الزمن وتختار الأوليات 0 وهو أمر لا يفعله إلا القليل ، والذي نفعله دائما أن عندنا مجموعة من النوايا والأفكار التي نرى أهميتها ومتابعتها وإنجازها 0 وقد نصل إلى تحقيقها وقد تصرفنا مشاغل الحياة التافهة عن إدراكها 0 فنعيش على هامش الحياة بأهداف وطموحات لا تجد طريقها إلى التحقيق والإنجاز فما نتحدث عنه هو عملية منظمة من الإمساك بزمام الذات 0 وتطويعها وتربيتها على التنظيم والدقة والمتابعة لتحقيق ما تصبوا إليه 0 *التخطيط : هو أسلوب أو منهج يهدف إلي حصر الإمكانيات و الموارد المتوفرة ودراستها و تحديد إجراءات استغلالها لتحقيق أهداف مرجوة خلال فترة زمنية معينة
· التخطيط هو الاتجاه لشيء ما ... لنظام ما ...، ومن ثم العمل من أجل سير هذا النظام وإتباعه لذلك الاتجاه. والأنظمة لها مدخلات وعمليات ومخرجات ونتائج. ولنوضح أكثر، المدخلات للنظام تشمل المصادر كالمواد الأولية، والأموال، والتكنولوجيا، والجمهور وتمر هذه المدخلات في عملية يتم فيها ترتيبها وتنظيمها بدقة في اتجاه معين لكي يتم تحقيق الأهداف الموضوعة لهذا النظام، أما المخرجات فهي النتائج الملموسة الناتجة عن العمليات في النظام مثل المنتجات والخدمات المقدمة للزبائن، ويوجد نوع أخر نطلق عليه ( نواتج، محصلات) فعلى سبيل المثال: توفير العمل للعمال، وتحسين مستوى حياة الفقراء، وهكذا الأنظمة قد تشمل المنظمة ككل أو أقسامها أو قد تكون الأنظمة على مستوى المجموعات أو العمليات وهكذا.
3- أهمية التخطيط
q يساعدك على تحديد الاتجاه لأنه مبني على أهداف سبق لك أن حددتها ، فالأهداف الواضحة المتناغمة تقود إلى اتجاه ،و التخطيط يزيد الاتجاه وضوحا.
q تحديد الأهداف وطرق تحقيقها
q تحقيق التوازن بين الموارد والاحتياجات
q يعمل علي زيادة الكفاءة والفاعلية
q ضمان وجود الرقابة والمتابعة المستمرة
q تحديد الوقت والتكلفة لكل عملية
q تطوير قاعدة البيئة التنظيمية حسب الأعمال التي يجب أن تنجز (الهيكل التنظيمي). qتحديد المستويات القياسية في كل مرحلة وبالتالي يمكن قياس مدى تحقيقنا للأهداف مما يمكننا من إجراء التعديلات اللازمة في الوقت المناسب
q التخطيط يكشف لك الحقائق ويوضح لك الأمور فوجود برنامج زمني وأولويات مرتبة وخطوات محددة بتواريخ معينة يكشف لك كامل الحقائق عن أهدافك
q التخطيط يجعلك مستعداً للخطوات القادمة
q يجعلك تتخذ قرارات أفضل
الأسباب التي تجعلنا لا نخطط
1- الجهل بالتخطيط وعدم معرفة أهميته في الحياة فتجد بعض القرارات مبنية على إحساس فطري بتلبية حاجات إنسانية معينة يقول العالم المفكر (( ماسلو)) أن حياة الإنسان مبنية على الاستجابة لمجموعة من الحاجات وهي في الأهمية والترتيب كالتالي :
· الحاجات الفسيولوجية عام – جنس – نوم
· الحاجة إلى الأمن
· الحاجة إلى الحب والانتماء
· الحاجة إلى الاحترام والتقدير
· الحاجة إلى التعبير الكامل عن الذات
ولاشك أن التخطيط جزء من الحاجات المقدمة في أعلى الهرم
2- عدم معرفة كيفية التخطيط 0 أي عدم توفر المهارات اللازمة لعمل ذلك
3- من الأسباب 0 عدم القناعة به والشعور بأنه مضيعة للوقت وانه عديم الفائدة وقيود تضعها على نفسك 0 ومشكلة هؤلاء عدم نظرتهم المتوازنة للتخطيط ، فهم أما يدخلون التخطيط بحماس مفرط أو بفتور مميت 0 عندما تضع الأهداف الكثيرة وتريد إنجازها في وقت قصير ثم تجد نفسك غير قادر على تحقيقها فيعود ذلك إلى الإحباط ، أما الفتور : يضع أهداف جيدة ولايتابع
4- عدم توفر الطموح وعدم التطلع الحثيث للأفضل والقناعة بالوضع الحالي أو الحالة الراهنة ، ومن يتهيب صعود الجبال. فهو داب الشخصية الطموحة الفاعلة التي لا تقبل إلا بالأفضل 0
5- الشعور بالضياع فهناك الملايين من البشر يعيشون في هذه الحياة بلا أهداف واضحة وليس لهم اتجاه يضبط إيقاع تصرفاتهم ، فتجدهم يدورون في حلقات مفرغة ويقعون ضحايا للأهواء والمصالح الآنية وغبش الرؤية .
6- الاستسلام للأمور العاجلة والغرق في تفاصيلها وجعلها كل شئ في الحياة وعدم التفريق بين المهم والاهم ، وعندما نبني حياتنا على العمل من اجل المهم والاهم نستطيع أن نخطط ونحقق ما نصبوا إليه والجهد المصروف للأمور العاجلة والطارئة تجعلك دائماً تحت مبادرة الآخرين وتحت أولياتهم فلا تكن حياتنا كلها استجابة للطواري ونسيان المهم والاهم
7- الخوف من المجهول والركون إلى المعلوم ، فعملية التخطيط تحتاج إلى التخيل والتصور واستشراف المستقبل وصورته وما يجب أن يكون ، والحقيقة أن التخطيط لا يخلو من عنصر المخاطرة ، ولكن ليس هناك بديلاً عنه ذلك أن النجاح مرتبط بالخطوة التالية إلى الأمام ، وإذا لم تأخذ هذه الخطوة بما فيها من غموض أحيانا فانك لا تستطيع أن تتقدم في ال الجزء الثاني
أنواع التخطيط ومستوياته
أولا : يمكن تصنيف أنواع التخطيط إلي عدة أنواع مختلفة طبقا لما يلي :
1- من حيث الفترة الزمنية
تخطيط قصير الأجل ( لمدة عام )
تخطيط متوسط الأجل ( حتى خمس سنوات )
تخطيط طويل الأجل ( أكثر من خمس سنوات )
2- من حيث منهجية وأسلوب التخطيط
تخطيط تشغيلي ( تنفيذي ) يستخدم المدير التخطيط التنفيذي لإنجاز مهام ومسؤوليات عمله. ويمكن أن تستخدم مرة واحدة أو عدة مرات. الخطط ذات الاستخدام الواحد تطبق على الأنشطة التي تتكرر. كمثال على الخطط ذات الاستخدام الواحد خطة الموازنة. أما أمثلة الخطط مستمرة الاستخدام فهي خطط السياسات والإجراءات. تخطيط تكتيكي يركز التخطيط التكتيكي على تنفيذ الأنشطة المحددة في الخطط الاستراتيجية. هذه الخطط تهتم بما يجب أن تقوم به كل وحدة من المستوى الأدنى، وكيفية القيام به، ومن سيكون مسئولا عن إنجازه. التخطيط التكتيكي ضروري جدا لتحقيق التخطيط الاستراتيجي. المدى الزمني لهذه الخطط أقصر من مدى الخطط الاستراتيجية، كما أنها تركز على الأنشطة القريبة التي يجب إنجازها لتحقيق الاستراتيجيات العامة للمنظمة.
تخطيط استراتيجي يهتم التخطيط الاستراتيجي بالشؤون العامة للمنظمة ككل. ويبدأ التخطيط الإستراتيجي ويوجّه من قبل المستوى الإداري الأعلى ولكن جميع المستويات الإدارة يجب أن تشارك فيها لكي تعمل. وغاية التخطيط الاستراتيجي هي:
1. إيجاد خطة عامة طويلة المدى تبين المهام والمسؤوليات للمنظمة ككل.
2. إيجاد مشاركة متعددة المستويات في العملية التخطيطية.
3. تطوير المنظمة من حيث تآلف خطط الوحدات الفرعية مع بعضها البعض.
3- من حيث طبيعة العمل والانشطة التي تقوم بها جهة العمل
تخطيط مالي
تخطيط إداري
تخطيط فني
تخطيط التدريبات
تخطيط القوي العاملة والوظائف
ثانيا : مستويات التخطيط
1- علي المستوي العام
علي المستوي القومي
علي المستوي الإقليمي
علي المستوي المحلي
2- في نطاق العمل
علي مستوي الوزارة
علي مستوي المديرية
علي مستوي الإدارة
علي مستوي مصلحة العمل
التخطيط بالمشاركة مفهوم التخطيط بالمشاركة :
أسلوب التخطيط بالمشاركة هو أسلوب يضمن مشاركة ومساعدة وتعاون كل
المنفذين والمرتبطين بالخطة ويكون لديهم دراية ومعلومات عن كل محتويات الخطة وأهدافها بما يسهل ذلك عملية تنفيذ الخطة بنجاح دون عقبات . علي عكس أن يقوم شخص بوضع خطة دون أن يعلم او يشارك الأفراد المسئولين عن تنفيذها في الأعداد والتخطيط حيث يسبب ذلك مشكلات واعتراضات كثيرة علي تنفيذ الخطة .
أهمية التخطيط بالمشاركة :
ط إنها وسيلة للحصول علي المعلومات حول الاحتياجات والاتجاهات المطلوبة للعمل
ط الناس أكثر قابلية للاتزان نحو خطة أو برنامج اومشروع شاركوا في إعداده
حيث سيكونون أكثر قابلية للارتباط به والنظر إليها علي أنها خطتهم ومن
الضروري الحصول علي هذا الالتزام من اجل ضمان قبول الخطة والاخذبها وتنفيذها
ط المشاركة الشعبية من المبادي والحقوق الأساسية لضمان نجاح أي مبادرات
ط المشاركة في التخطيط تضمن التنوع والابتكار في محتويات الخطة
ط المشاركة في التخطيط تجعل القرارات أفضل
ط أخري
الجزء الثالث
مراحل التخطيط
1- تحديد ووضع الأهداف
وتبدأ عملية التخطيط بتحديد الأهداف تحديدا واضحا خلال فترة زمنية محددة
مع وضع مؤشرات لقياس هذه الأهداف ووضع خطوات تنفيذ هذه الأهداف والمسئول
عنها كذلك العقبات المتوقعة وخطط مواجهتها
صياغة الأهداف
أولا : الهدف العام ( الهدف النهائي )
هو الغاية المراد تحقيقها أو الحالة الايجابية المراد الوصول إليها في النهاية
مواصفات الهدف العام :
ü يمكن قياسه ( قابل للقياس )
ü محدد وواضح
ü قابل للتنفيذ والتطبيق
ü أن يكون مرتبطا بأهداف المؤسسة أو الجهة العمل ولا يتعارض معها
ü أن يكون واقعيا وعمليا ويمكن الوصول إليه من خلال الموارد المتاحة
ü محدد بوقت
ü مناسب وملائم
مثال:
تخفيض نسبة أمية الفتيات بمحافظة المنيا لعدد3000 فتاة من الفتيات
المتسربات من التعليم في الفئة العمرية من 8 – 14 سنة في محافظة س وذلك بنهاية عام 2005 ثانيا: الأهداف الخاصة ( المحددة أو الفرعية ) تعريف الأهداف المحددة هي نتائج مستهدفة قصيرة المدى وضعت لتحقيق الهدف العام وللتحرك نحو هذا الهدف وهي مستويات أداء محددة قصيرة المدى يتم الوصول إليها من خلال سلسلة من الأنشطة أو المهام لذلك فان الأهداف المحددة فهي نتيجة محددة أو ناتج يتم الحصول عليها خلال فترة زمنية .
· وتعتبر الأهداف المحددة هي التي تساهم في الوصول للهدف النهائي أي تحقيق الأهداف المحددة سوف يساهم في تحقيق الهدف النهائي أو العام صياغة الأهداف الخاصة أو المحددة تصاغ الأهداف المحددة بنفس طريقة وصياغة الهدف العام بناء علي مقومات كل هدف محدد
1- يصاغ الهدف المحدد كنتيجة : ويجب أن نصف النتيجة التي نريد أن نصل
إليها وليس أسلوب تحقيق هذه النتيجة
2- يكتب الهدف في صورة قابلة للقياس : بمعني أن يوضح الهدف( من – أين – متي – كم- إلي أي درجة يمكن بها التغيير )
3- وضوح الهدف يجب أن يفهمه كل من يقراه
4- أن يكون واقعي بمعني أن يكون حسب إمكانيات المؤسسة أو جهة العمل التي
نعمل بها
5- يجب أن يركز الهدف علي النقاط المراد تغييرها
تذكر أن صياغة الهدف المحدد لابد أن يشتمل علي :
1- من : الفئة المستهدفة
2- أين مكان حدوث المشكلة / الاحتياج
3- متي : الزمن المحدد لإنجاز هذه المهمة
4- كم : عدد المتأثرين بالمشكلة / الاحتياجات
5- التغيير : المراد الوصول إليه ( الحالة السلبية أو الاحتياج المراد تغييره أو تلبيته ) الهدف المحدد يركز علي السلوك المراد تغييره أمثلة للأهداف المحددة :
· إلحاق عدد 1000 فتاة من الفتيات من سن 8- 14 سنة بمدارس الفصل الواحد بمحافظة س وذلك بنهاية أكتوبر 2004
· أن يجتاز بنجاح عدد 1000 فتاة من الفتيات من سن 8- 14 سنة بمدارس الفصل الواحد بمحافظة س امتحانات أخر العام وذلك بنهاية شهر يونيه 2005
شكرا جزيلا للأخ احميدة على الموضوع القيم، وأتمنى أن تكون الاستفادة عامة ان شاء الله، كما أرجو من الأخ إن كانت لديه نماذج لخطط عمل انجزت في ورشات تتوفر فيها مختلف مراحل التخطيط المشار إليها في الموضوع: أهداف، مدة زمنية، مؤشرات، خطوات، توزيع مسؤوليات........ولك مني أخلص التحيات.
كيف تكون مديرا متميزا
المواضيع المتشابهه
