تأثيت مكتب الحارس العام للخارجية بالثانوي التأهيلي
السبورة المرجعية
يفترض أن تتضمن مجموعة من الوثائق،من أهمها:
o استعمال الزمان( يضم جداول حصص الأقسام المسندة(القسم+القاعة+المادة))
o جداول حصص الأساتذة
o جداول حصص الملحقين العاملين تحت إشراف السيد الحارس العام.
o جداول حصص موظفي مكتب الغياب حين توفر المؤسسة عليه.
o إحصاءات عامة،مدارج ،مبيانات لتتبع مختلف العمليات التربوية والإدارية:تتبع الغياب،تتبع نتائج المراقبة المستمرة....
o مختلف اللوائح:
· الوائح الرسمية للتلاميذ ،وينبغي أن تكون مضبوطة ومتضمنة للمعطيات التالية:اسم التلميذ ونسبه،تاريخ ومكان ازدياده،رقم تسجيله،رقمه الوطني،سنوات تمدرسه.
· لوائح المكررين،
· لوائح الوافدين،
· لوائح المغادرين،
· لوائح المستفدين من طلبات الاستعطاف،
· لوائح المستفدين من طلبات التكرار الخاصة بالسنة الأولى بكالوريا
· لوائح غير الملتحقين،
· لوائح المنقطعين،
o لائحة بأعضاء مجلس تدبير المؤسسة.
o لائحة بأعضاء المجلس التربوي للمؤسسة.
o لائحة بأعضاء مجلس التلاميذ.
o لائحة بأسماء مفتشي المواد.
o وثيقة توزيع المهام الخاصة بالموظفين التابعين لمكتب السيد الحارس العام.
o لائحة العطل المدرسية للسنة الدراسية الجارية.
الملف المدرسي للتلميذ بالثانوي التأهيلي
o يتعين تعبئته بدقة و عناية و دون تحوير أو إقحام أو تشطيب.
o يتـم إلصاق الصورة في الضلع المخصص لها.
o كتابة الاسـم العائلي والشخصي حسب الحالة المدنيـة(تطلب نسخة من عقد الازدياد أصلية من التلميذ ضمن وثائق التسجيل).
o كتابة المعلومات المتعلقــة بالتلميذ، تاريخ الازدياد ومكانه، اسم الأب أو الوالي ومهنته، واسم الأم ومهنتها، وعنوان العائلة ورقم الهاتف
o إثبات تاريخ فتـح الملف مذيـلا بخاتـم واسـم وتوقيـع المديـر
o كتابة اسم المؤسسة في الضلع المخصص لذلك والبلـدة التي توجـد بها المؤسسة
o كتابة رقـم التسجيل بالمؤسسة وإثبات المدة التي قضاها التلميــذ بالمؤسسة
o إثبات تاريـخ التحاقـ التلميذ بالمؤسسة ( اليـوم والشهـر والسنـة ) وتاريــخ
o مغادرته لها
o وضع خاتم رئيس المؤسسة في الضلع المخصص لذلك، وإثبات تاريخ إغلاق الملف مع بيان سبب إغلاقه (انقطاع، تشطيب،الحصول على البكالوريا..)
o تدون النتائج الدورية بالملف انطلاقا من بيانات النقطالمنجزة محليا أو الواردة من الأكاديمية .
o يتعين مراقبـة وضبـط الملفات المدرسية الـواردة على المؤسسة ،الخاصة بالتلاميذ الوافدين.
o ترتب الملفات وفق ترتيب بطاقة التلميذ وبطاقة الغياب.
محتويات الملف
o ملف التعليم الابتدائي
o ملف التعليم الثانوي الإعدادي
o بطاقات التوجيه وإعادة التوجيه
o بيانات النقط حسب المستوى
o الدفتر الصحي
o كل وثيقة مرتبطة بتمدرس التلميذ( تقارير تأديبية،شواهد المغادرة بالنسبة للوافدين،وغيرها....)
بطاقة التلميذ
– تقدم صورة موجزة عن ملف التلميذ، و تعد إعدادا حسنا يغني عن الرجوع إلى الملف أثناء إنجاز الأعمال الإدارية؛
– ترتب حسب اللوائح، ويحتفظ بها ضمن وثائق المؤسسة و لا ترسل عند انتقال التلميذ إلى مؤسسة أخرى.
– ترتب ترتيبا ترقيميا حسب السجل المدرسي للمغادرين(المذكرة الوزارية رقم 170 الصادرة بتاريخ 4 / 10 / 1978) .
البطاقة الشخصية للغياب
· يسجل بها عدد ساعات وأيام الغياب ؛
· تسجل بها القرارات التأديبية عند الاقتضاء ؛
· يشار إلى غياب ساعة بنقطة و نصف يوم بعلامة زائد في تاريخ الغياب؛
· ترتب هذه البطاقة نفس ترتيب البطاقة الشخصية و اللائحة و الملف.
· تثبت عليها تبريرات الغياب(توقيعات أولياء الأمر حين حضورهم لتبرير تغيبات أبنائهم،الشواهد الطبية...)
ورقة الغياب
– تستعمـل ورقـة لكل قسـم ، وتقـدم في أول الحصة للأستاذ من طرف التلميـذ أو الموظف المسـؤول ليـدون بها الغيـاب و يوقعها ؛
– تضم خانةمخصصة للتلاميذ الموجهين للحراسة العامة أومكتب الغياب قصد تقديم تبريرات لتغيباتهم خلال الحصة أو الحصص السابقة.
– يسجل الغياب بالأوراق الشخصية للغياب و لكل التلاميذ بمجرد الانتهاء من إعداد التقرير اليومي للغياب الذي يفترض أن يضم إحصاء لعدد التلاميذ المتغيبين خلال اليوم .
– يسجل مجموع غيابات التلميذ المبررة أو غير المبررة خلال الدورة ببيان نقطه ضمن خانة نقطة المواظبة والسلوك وتمنح له نقطة وفق المذكرة الواردة في هذا الشأن.