يقصد بإدارة الوقت تلك الجهود المتعلقة بتخطيط وتنظيم واستخدام هذا المورد بطريقة تتسم بالكفاءة والفاعلية وبالأسباب التى تمكن الفرد من استخدام الوقت فى تحقيق أفضل إنجاز لأهداف العمل وأهدافه الشخصية.
إن المهارة قد تكون يدوية أو ذهنية.. أما مهارة إدارة الوقت فتجمع بين الاثنين، فهى مهارة ذهنية يدوية، ذهنية من حيث التفكير والتخطيط، ويدوية من حيث التنفيذ، ونظراً لأهمية الوقت يجب على الإنسان أن يحسن إدارته وتنظيمه.
والإدارة بصفة عامة تعنى تخطيط وتنظيم وتنسيق الأعمال والجهود والرقابة عليها لتحيقي الاستخدام الكفء الفعال لكافة الموارد المتاحة، وهذا ينسحب علي إدارة الوقت، كما يلي..
1- تخطيط الوقت
تخطيط الوقت من أرقى الفنون والمهارات الإنسانية على الإطلاق ويُعتبر التخطيط أهم العناصر الرئيسية في الإدارة، وأهم عنصر من عناصر إدارة الوقت والتخطيط له هو عملية تحليل مراحل النشاط المطلوب إنجازه.
فالتخطيط هو استخدام المتاح للوصول إلى الممكن، ومن ثم يتطلب استخدام المتاح عن طريق جمع البيانات والمعلومات وتبويبها ومقارنتها بالإنجازات التى تمت فى محاولة للتنبؤ بالوقت المتاح في فترة مقبلة والأعمال المطلوبة نحو إنجاز أهداف محددة..
وبرمجة كل ذلك فى ضوء الفرص المتاحة والقيود المفروضة وتفادى الأخطاء السابقة واستخدام المستحدث من التسهيلات والتجهيزات المكتبية الحديثة والتكنولوجيا المطبقة فى المكاتب.
2- جدولة الوقت
يتطلب وقت محدد لبداية ونهاية كل عملية أو نشاط بصورة تفصيلية ومحددة وبأكبر درجة ممكنة مع تحديد التسهيلات المتاحة للإستفادة منها، والقيود المفروضة، وكيفية التغلب عليها مع وضع أوقات طوارىء إحتياطية، وذلك عن طريق تصميم جدول زمنى يتضمن كل عمل والوقت المقترح لتنفيذه.
3- تثبيت أماكن الأشياء
يقلل من الأخطاء ويرفع من الكفاءة ويزيد من الإنتاجية؛ لأن تثبيت كل شىء فى موضعه وكل أداة فى مكانها، يؤدى إلى سرعة الوصول إليها دون إضاعة الوقت والجهد والتكلفة نتيجة دراسة الوقت والحركة والمكان.
4- الإلتزام بالمواعيد، والبعد عن الثرثرة
إن التخلف عن المواعيد، أو التأخر فى تنفيذها يؤدى إلى مضيعة الوقت كما أن التركيز على المفيد خلال المقابلات ولقاءات العمل، والبعد عن الثرثرة يؤدى إلى عدم ضياع الوقت.
5- تقييم تخطيط الوقت، والرقابة عليه
يمكن تحديد الإنحرافات السلبية والإيجابية من خلال المقارنة بين ما سبق تخطيطة، وبين ما تم تنفيذه، والاستفادة بالنواحى الإيجابية وزيادتها، وتجنب النواحى السلبية، ووضع مقترحات علاجها والتغلب عليها.
هذا وتتسم الرقابة الفعالة على الوقت بالفورية، بمعنى أن تتم أولا بأول مع التنفيذ لتحديد الإنحرافات والإسراع بعلاجها، كما يجب أن تكون الرقابة دورية ومستمرة.