يجب تصميم جدول يضم خمس خانات غلى الشكل التالي:
*نموذج لدفتر الرسائل : الصادرات
1رقم الترتيب 2تاريخ الاصدار 3الموضوع 4المرسل اليه 5التوقيع
*ثم جدول ثاني يحمل عنوان :
*نموذج لدفتر الرسائل : الواردات ويضم ايضا خمس خانات:
1- رقم الترتيب 2-تاريخ الوصول 3-الموضوع 4-المرسل 5-التوقيع
محاضر الاجتماعات:
تسمح بتسجيل القرارات المتخذة وبتفادي المشاكل التي قد تخلق بين أعضاء الجمعية ،
مرجع مهم لبلورة تقريــــــــر الأنشطة ،
بعض الشروط الأساسية لإنجاح الاجتماع:
-حضور في الوقت
-احترام جدول الأعمال
-حسن الإنصات
-الحرص على التعاون بدل التصادم
-عدم التردد في التعبير عن رأيك
-انتقاد الأفكار لا الأشخاص
-انصراف في الوقت
نموذج لمحضر اجتماع:
للجمعية........................... رقم................
في يوم: ...........................من:.................... ..................
الموافق:......................على الساعة:..................بمقر:................
اجتمع أعضاء مجلس المكتب المسير لجمعية:....................
الحاضرون:
+
+
+
الغائبون:
+
+
+
+
*جدول الأعمال:...........
*النقط المثارة و الإقتراحات:....................
*القرارات المتخدة:...............................
*نقط مختلفة:.....................................
*الوثائق المسلمة:................................
تقرير الأنشطة :
-يبرر المجهودات المبذولة من طرف الجمعية،
-عنصــــر من عناصر متابعة وتقييم الأنشطة،
-وسيلــــــة تقييم مؤهلات وكفاءات الجمعية،
نموذج لتقرير الأنشطة:
تقرير عن أنشطة: ..................................................
جمعيـــــــة: .................................................. .......
الفترة المعنية: .................................................. .....
الأهداف: .................................................. ..........
الأنشطة المبرمجة: ................................................
الأنشطة المنجزة: .................................................. .
المشاكل المتعلقة بالفترة: ...........................................
الحلول المقترحة: .................................................. .
الأنشطة المقترحة خلال الفترة المقبلة:.............................
مذكـــــرة الإخبـــار:
تسهل تبادل المعلومات و بث الإخبار بين الأعضاء،
تساعد على المشاركة في اتخاذ القرار،
نموذج لمذكرة الأخبار:
جمعيــــــــة: .................................................. .........
مذكرة الإخبار حول موضوع : ...................تحت رقم.........
.....................
المرفقات
التاريخ: التوقيع
التقريـــــــر الأدبـــــي:
يلخص الأنشطة التي قامت بها الجمعية خلال سنة من العمل،
يطرح العراقيل التي عرفتها الجمعية بحثا عن حلول لها،
يعطي توصيات ويقترح برنامج عمل للسنة الموالية،
نموذج لصياغة التقرير الأدبي
التقرير الأدبي لسنة: ................................
الجمعيـــــــــــــــــة : .................................. أنشطة الجمعية خلال السنة :
أمثلة : - أنشطة اجتماعية ..........
- أنشطة ثقافية .............
- أنشطة اخرى .............
أهم القرارات التي اتخذت: ...............................
المشاكل الكبرى أو العراقيل التي عرفتها الجمعية خلال السنة:
. على صعيد الجمعية عامـة: ...................................
. على صعيد المكتب المسير: ..................................
أهم التوصيات: ............................................
اقتراحات عامة للسنة الموالية: ...............................
اقتراح برنامج السنة المقبلـــة: ...............................
تسييـــــــــــر المخزون:
لتفادى ضياع سلع، أدوات، أو وسائل عمل الجمعية )المخزون(، لابد أن يكون لكل جمعية مخزونها الخاص.
أهم وسائل تسيير المخزون هي:
وصل الدخول إلى المخزون،
وصل الخروج من المخزون،
سجل المخـــــــــــــــــــزون،
نموذج لوصل الدخول إلى المخزن:
جمعية............................................. ........................
وصل رقم:.............................................. ..................
أنا الموقع أسفله المسؤول عن المخزون اشهد أنني قد توصلت من السيد.................. رقم ب. و :.......................يوم........... طبيعة السلعة و عدد السلعة ...........................................
التاريخ: التوقيع:
من الضروري التوفر على نسختين، الأولى الاحتفاظ بها لدى
الجمعية و الثانية لدى المعني بالأمر.
نموذج لوصل الخروج من المخزن:
جمعية .................................................. .....................
وصل رقم:.............................................. .....................
اشهد أنا الموقع السيد.....................رقم ب. و :......................
أنني قد توصلت من المسؤول عن المخزون يوم .........................
طبيعة السلعة و عدد السلعة ................................................
التاريخ: التوقيع:
من الضروري التوفر على نسختين، الأولى الاحتفاظ بها لدى
الجمعية و الثانية لدى المعني بالأمر