تعتبرعملية ضبط ومراقبة غياب التلاميذ من أهم مهام الادارة التربوية على اعتبار التلميذ مركز العملية التعليمية.فضبط التسرب المدرسي ومراقبته بواسطة احصائيات دقيقة يساعد في الحد من هذه الضاهرة وبالتالي الحد من ضاهرة الهدرالمدرسي وبالتالي الرفع من جودة التعليم ببلادنا الا انه يلاحظ خلط بين نسبة المتغيببن ونسبةالغياب بل والعديد من الاخوان الادارين لا يقوم بعملية التفريق بينهما عن دون قصد ،لكن في الحقيقةالنسبتان مختلفتان فنسبة المتغيبين هي عدد التلاميذ المتغيبين خلال مدة زمنية (يوم-شهر...)مضروب في 100 مقسوم على عدد التلاميذ هذه النسبة ليست الاكثر تعبيرا عن ساعات الهدر على اعتبار أن ساعات غياب التلاميذ غير متساوية مثال؛في يوم واحد يتغيب تلميذ 2 ويتغيب آخر6ساعات وعند احتساب النسبة سوف نعتبرهما متغيبان بنفس الصفة وهذا غير منطقي ودقيق على اعتبارالاختلاف في ساعات الهدر لذلك أقترح احتساب ساعات الهدرلتلاميذ المؤسسة ككل،هذه هي نسبة الغياب وليس المتغيبين لانها الاكثر دقة والتي تعكس الظاهرة بشكل دقيق ،ولمن لا يعرف هذه الطريقة في احتساب النسبة يتتبع الخطوات التالية
1-احتساب الساعات المدرسة خلال اليوم لتلاميذ المؤسسة مثال عدد التلاميذ 30 تلميذ في قسم 3/1 يوم الاثنين يدرسون 4 ساعات أضرب عدد التلاميذ30 في عدد الساعات 4 أحصل على ساعات اليوم المدرسة للقسم 120 أقوم بنفس العملية لجميع أقسام المؤسسة واقوم بجمع هذه الاعداد فاحصل على عدد الساعات المدرسة لجميع تلاميذ المؤسسة ليوم الاثنين .
2-أقوم بنفس العملية للايام المتبقية للاسبوع فاحصل على عدد الساعات المدرسة في كل يوم.
3-اجمع المعطيات من خلال ذفتر ضبط الغياب اليومي مثال عدد المتغيبين 20 خلال يوم الاثنين عدد ساعات غيابهم 60 ،اضرب60 في 100 وأقسم على عدد الساعات المدرسة خلال يوم الاثنين فاحصل على النسبة الحقيقية للغياب
4-يجب الاستعانة باحصاء التلاميذ المتحرك للتشطيب عن المنقطعين وانقاص ساعاتهم من مجمل الساعات لتحري الدقة الكاملة.