أهمية الوقت :
1. إن الوقت هو عمر الإنسان وحياته كلها.
2. العمر محدد ولا يمكن زيادته بحال من الأحوال ”مورد شديد الندرة“ .
3. موردغير قابل للتخزين ” اللحظة التي لا استغلها تفني“ .
4. مورد غير قابل للبدلأو التعويض .
5. يحاسب عليه المرء مرتان ” عمره ثم شبابه“ .
حقائق عن الوقت :
1. 20% فقط من وقت أي موظف تستغل في أعمال مهمة مرتبطة مباشرة بمهامالوظيفة وأهداف المؤسسة.
2. يقضي الموظف في المتوسط ساعتان في القراءة.
3. يقضي الموظف في المتوسط 40 دقيقة للوصول من و إلى مكان العمل.
4. يقضيالموظف في المتوسط 45 دقيقة في البحث عن أوراق أو متعلقات خاصة بالعمل.
5. يقضي الموظف الذي يعمل في مكتب يتسم بالفوضى 90 دقيقة في البحث عن أغراضمفقودة.
6. يتعرض الموظف العادي كل 10 دقائق لمقاطعة (محادثة عادية أوتليفونية...).
7. يقضي الموظف العادي 40 دقيقة في تحديد بأي المهاميبدأ.
8. يقضي الشخص العادي في المتوسط 28 ساعة أسبوعيا أمامالتليفزيون.
9. الوصول المتأخر لمكان العمل 15 دقيقة يؤدي إلى ارتباك اليوموضياع مالا يقل عن 90 دقيقة (أخري).
ويمكن إضافة هذه المعلومات لتساعدنا في فهم عملية إدارة الوقت
1. ساعة واحدة من التخطيط توفر 10 ساعات من التنفيذ.
2. الشخصالمتوتر يحتاج ضعف الوقت لإنجاز نفس المهمة التي يقوم بها الشخص العادي.
3. اكتساب عادة جديدة يستغرق في المتوسط 15 يوما من المواظبة.
4. أي مشروع يميلإلى استغراق الوقت المخصص له، فإذا خصصنا لمجموعة من الأفراد ساعتين لإنجاز مهمةمعينة، وخصصنا لمجموعة أخري من الأفراد 4 ساعات لإنجاز نفس المهمة، نجد أن كلاالمجموعتان تنتهي في حدود الوقت المحدد لها.
5. إدارة الوقت لا تعني أداءالأعمال بشكل أكثر سرعة، بقدر ما تعني أداء الأعمال الصحيحة التي تخدم أهدافناوبشكل فعال.
فوائد الإدارة الجيدة للوقت
1. إنجاز أهدافك وأحلامك الشخصية.
2. التخفيف من الضغوط سواء فيالعمل و ضغوط الحياة .
3. تحسين نوعية العمل.
4. تحسين نوعية الحياةغير العملية.
5. قضاء وقت أكبر مع العائلة أو في الترفيه والراحة.
6. قضاء وقت أكبر في التطوير الذاتي.
7. تحقيق نتائج أفضل في العمل.
8. زيادة سرعة إنجاز العمل.
9. تقليل عدد الأخطاء الممكن ارتكابها.
10. تعزيز الراحة في العمل.
11. تحسين إنتاجيتك بشكل عام.
12. زيادةالدخل.
لماذا يضيع الناس أوقاتهم؟
1. لا يدركون أهمية الوقت .
2. ليس لهم أهداف أو خطط واضحة .
3. يستمتعون بالعمل تحت ضغط .
4. سلوكيات ومعتقدات تؤدي إلي ضياع الوقت .
5. عدم المعرفة بأدوات و أساليب تنظيم الوقت .
سلوكيات و معتقدات تؤدي إلي ضياع الوقت
1- لا يوجد لدي وقت للتنظيم
1. يحكى أن حطاباً كان يجتهد في قطع شجرة في الغابة ولكن فأسه لم يكن حاداًإذ أنه لم يشحذه من قبل، مر عليه شخص ما فرآه على تلك الحالة، وقال له: لماذا لاتشحذ فأسك؟ قال الحطاب وهو منهمك في عمله: ألا ترى أنني مشغول في عملي؟!
2. من يقول بأنه مشغول ولا وقت لديه لتنظيم وقته فهذا شأنه كشأن الحطاب في القصة! إنشحذ الفأس سيساعده على قطع الشجرة بسرعة وسيساعده أيضاً على بذل مجهود أقل في قطعالشجرة وكذلك سيتيح له الانتقال لشجرة أخرى، وكذلك تنظيم الوقت، يساعدك على إتمامأعمالك بشكل أسرع وبمجهود أقل وسيتيح لك اغتنام فرص لم تكن تخطر على بالك لأنكمشغول بعملك.
3. وهذه معادلة بسيطة، إننا علينا أن نجهز الأرض قبل زراعتها،ونجهز أدواتنا قبل الشروع في عمل ما وكذلك الوقت، علينا أن نخطط لكيفية قضائه فيساعات اليوم.
2- المشاريع الكبيرة فقط تحتاج للتنظيم
1. في إحصائيات كثيرة نجد أن أمور صغيرة تهدر الساعات سنوية، فلو قلنامثلاً أنك تقضي 10 دقائق في طريقك من البيت وإلى العمل وكذلك من العمل إلى البيت،أي أنك تقضي 20 دقيقة يومياً تتنقل بين البيت ومقر العمل، ولنفرض أن عدد أيام العملفي الأسبوع 5 أيام أسبوعياً.
2. (الوقت المهدر) 5 أيام × 20 دقيقة = 100دقيقة أسبوعياً / 100 دقيقة أسبوعياً × 53 أسبوعاً = 5300 دقيقة = 88 ساعةتقريباً.
3. لو قمت باستغلال هذه العشر دقائق يومياً في شيء مفيد لاستفدت من 88 ساعة تظن أنت أنها وقت ضائع أو مهدر، كيف تستغل هذه الدقائق العشر؟ بإمكانكالاستماع لأشرطة تعليمية، أو حتى تنظم وقتك ذهنياً حسب أولوياتك المخطط لها من قبل،أو تجعل هذا الوقت مورداً للأفكار الإبداعية المتجددة .
3- الآخرين لا يسمحون لي بتنظيم الوقت
1. من السهل إلقاء اللائمة على الآخرين أو على الظروف، لكنك المسؤول الوحيدعن وقتك، أنت الذي تسمح للآخرين بأن يجعلوك أداة لإنهاء أعمالهم.
2. أعتذرللآخرين بلباقة وحزم، وابدأ في تنظيم وقتك حسب أولوياتك وستجد النتيجةالباهرة.
3. وإن لم تخطط لنفسك وترسم الأهداف لنفسك وتنظم وقتك فسيفعلالآخرون لك هذا من أجل إنهاء أعمالهم بك!! أي تصبح أداة بأيديهم.
4- كتابة الأهداف والتخطيط مضيعة للوقت
1. افرض أنك ذاهب لرحلة ما تستغرق أياماً، ماذا ستفعل؟ الشيء الطبيعي أنتخطط لرحلتك وتجهز أدواتك وملابسك وربما بعض الكتب وأدوات الترفيه قبل موعد الرحلةبوقت كافي، والحياة رحلة لكنها رحلة طويلة تحتاج منا إلى تخطيط وإعداد مستمرينلمواجهة العقبات وتحقيق الإنجازات.
2. ولتعلم أن كل ساعة تقضيها في التخطيطتوفر عليك ما بين الساعتين إلى أربع ساعات من وقت التنفيذ، فما رأيك؟ تصور أنك تخططكل يوم لمدة ساعة والتوفير المحصل من هذه الساعة يساوي ساعتين، أي أنك تحل على 730ساعة تستطيع استغلالها في أمور أخرى كالترفيه أو الاهتمام بالعائلة أو التطويرالذاتي.
5- لا أحتاج لكتابة أهدافي أو التخطيط على الورق، فأنا أعرف ماذا علي أن أعمل.
لا توجد ذاكرة كاملة أبداً وبهذه القناعة ستنسى بكل تأكيد بعض التفاصيلالضرورية والأعمال المهمة والمواعيد كذلك، عليك أن تدون أفكارك وأهدافك وتنظم وقتكعلى الورق أو على حاسب المهم أن تكتب، وبهذا ستكسب عدة أمور:
* أولاً: لن يكون هناك عذر اسمه نسيت! لا مجال للنسيان إذا كان كل شيءمدون إلا إذا نسيت المفكرة نفسها أو الحاسب!!
* ثانياً: ستسهل على نفسك أداءالمهمات وبتركيز أكبر لأن عقلك ترك جميع ما عليه أن يتذكره في ورقة أو في الحاسبوالآن هو على استعداد لأني يركز على أداء مهمة واحدة وبكل فعالية.
6- حياتي سلسلة من الأزمات المتتالية، كيف أنظم وقتي؟!
تنظيم الوقت يساعدك على التخفيف من هذه الأزمات وفوق ذلك يساعدك على الاستعدادلها وتوقعها فتخف بذلك الأزمات وتنحصر في زاوية ضيقة، نحن لا نقول بأن تنظيم الوقتسينهي جميع الأزمات، بل سيساعد على تقليصها بشكل كبير.
سلوكيات و معتقدات تؤدي إلي توفير الوقت
1. تحديد الهدف .
2. التخطيط.
3. احتفظ دائما بقائمة المهام To-do List .
4. التحضير للغد .
5. استخدام أدوات تنظيم الوقت .
6. انشر ثقافة إدارة الوقت .
7. عدم الاحتفاظ بمهام معقدة ( تقسيم المهام إليمهام فرعية) .
8. لا تحتفظ بالمهام الثقيلة علي نفسك (انته منها فورا).
9. لا تكن مثاليا .
10. رتب أغراضك .
11. الاتصال الفعال ( التأكد منوصول الرسالة كما تعنيها).
12. لا تتأخر في الوصول لمكان العمل .
13. التحضير للمهام المتكررة Check List .
14. تجميع المهام المتشابهة .
15. ارتدِ ساعة (راقب الوقت في أي مهمة تقوم بها).
16. تأريخ المهام (حدد لنفسكتاريخا أو زمنا للانتهاء من أي مهمة) .
17. المساومة في تحديد المواعيد .
18. لا تحتفظ بمهام ناقصة ( انته من كل مهمة بدأتها) .
19. لا تهمل كلمة ” شكرا“ .
20. لا تقدم خدمات لا تجيدها .
21. تعلم القراءة السريعة .
22. استغلال وقت السيارة – الانتقال - السفر .
23. لا تحتفظ بمقاعد مريحة فيمكتبك .
24. علق لافتة مشغول إنهاء المهام المحتاجة للتركيز .
25. استخدمالتليفون بفاعلية .
26. تنمية مهارات التفويض .
27. اعرف نفسك ودوراتأدائك اليومي ذهنيا و بدنيا .
للأمانة منقول
مهارات إدارة الوقت
المواضيع المتشابهه
