مقدمة:
تسيير الجمعية يعني توحيدبطريقة عقلانية و فعالةجميع الجهود والطاقات لاعضائها نحوهدف مشترك يترجم مهامها.وهذا يعني تطوير ادوات و استراتيجيات واضحةمن اجل انتقال الخبر و الدفاع عن قيمها ومبادئها كطرف من مجتمع مدني مواطن.
ان وضع منظومات التسيير لجمعية ما يساهم لا محالة في تقوية والتحكم في مسارها وكذا ضمان استمراريتها.وتبقى التوجهات الحالية في شأن مسلسل التنميةملزمة لتدخل جمعوي فعال و هادف ببرامج ملائمة لوسط متنوع التركيبة اجتماعيا و ثقافيا واقتصاديا.
التعريف:
التسيير الاداري مجموعة من عمليات تهدف لضمان تنظيم جيد للعمل و ذلك قصد ضمان مردودية عالية و شفافية و مصداقية لجمعية ما في محيطها
العناصر الاساسية:منها العناصر الادارية وهي:
*القوانين المنظمة للجمعيات
*القوانين الاساسية و الداخلية و محاضر الجموع العامة
*الخطة الاجماليةلتنظيمالعمل و توزيع الادوار
*سجل المنخرطين
*جرد الممتلكات
*سجل الحسابات
العناصر الاستراتيجية وهي:
*التصريح بالمهمات و الاهداف
*اعضاء نشيطين،مؤهلين وملتزمين وأسطر هنا على الالتزام
*موارد بشرية و مالية
*جهد كبير للتواصل
*اماكن التدخل
أهم المبادئ الأساسية للتسيير الإداري و المالي للجمعية:
+الاستشارة من اجل اتخاذ القرار
+تحديد الأدوار والمسؤوليات داخل الجمعية ،
+الشفافيــــــــــــة
+احترام القانون الأساسي والداخلي للجمعية
**** **الفصل التاسع من دستور 1996:** ***
يضمن الدستور لجميع المواطنين:
- حرية التجول وحرية الاستقرار بجميع ارجاء المملكة.
- حرية الرأي وحرية التعبير بجميع أشكاله وحرية الاجتماع.
- حرية تأسيس الجمعيات، وحرية الانخراط في أية منظمة نقابية وسياسية حسب اختيارهم، و لايمكن أن يوضع حد لممارسة هذه الحريات إلا بمقتضى القانون
تعريف الجمعـيـة من الناحية القانونية :
الجمعـيـة هي اتفاق لتحقيق تعاون مشترك ومستمر بين شخصين أو عدة أشخاص لاستخدام معلوماتهم أو نشاطهم لغاية غير توزيع الأرباح فيما بينهم.
القوانين المنظمة للجمعـيـة
*القانون الأساسي :
يعتبر القانون الأساسي من بين الوثائق المهمة للجمعية الذي يضبط السير العام، ويوضح طبيعة الهياكل التنظيمية، كما أن وجوده في ملف تأسيس الجمعية شرط ضروري للحصول على الصفة القانونية.
*القانون (النظـام) الداخلي:
يعتبر القانون الداخلي للجمعية وثيقة مهمة لأنه يكمل القانون الأساسي ويوضح بعض بنوده، خاصة في الأمور التي
تتعلق بالتسيير والتنظيم الداخلي للجمعية، والعلاقة بين مختلف الهياكل.
الهياكل المنظمة للجمعـيـة:
-الأعضــــــــاء،
-- الجموع العامة،
-المجلس الإداري أو المكتب المسير
-اللجـــــــــن
ستتأتي التتمة فيما بعد
المرجع:دورة تكوينية بشراكة بين كتابة الدولة المكلفة بالأسرة والطفولة و الأشخاص المعاقين و فضاء الجمعيات تحت عنوان :"برنامج تقوية القدرات المؤسساتية للفاعلين المحليين" نونبر 2006
المهام الأساسية للجمع العام وهي:
*وضع سياسة عامة
*المصادقة على التقرير المالي والأدبي
*المصدقة على التقارير الاستراتيجية للمجلس المسير
*انتخاب أعضاء المجلس
*تغيير القوانين الأساسية
المهام الأساسية للمجلس المسير وهي:
وضع استراتيجية للجمعية
تطبيق سياسة الجمعية
توزيع المسؤوليات والمهام
تقييم العمل
اقتراح تغييرات للجمع العام
البحث عن الموارد والشراكات .
اهم ادوات/وسائل التسيير الادارى
-تقارير الانشطة
-محاضر الاجتماعات
-الوضعية المالية
-المراسلات
-سجل الهاتف
-تسجيل و ترتيب الملفات
-الاخبار وانتقال الخبر
-الصندوق الصغير/المحلى
-تسيير المكتبة
أدوات التواصل:
- دورية إخبارية
- محاضر وتقارير اجتماعات الأعضاء واللجن
- دراسات موضوعية ومنتظمة
- سجل الأعضاء
- بيان الأنشطة
- الإعلانات والملصقات
- الملفات الأساسية
- المراسلات الواردات منها والصادرات
أهم وسائل التسيير الإداري للجمعية:
المراسلات : (صادرات و واردات)
تسجيل الرسائل يمكننا من تفادي ضياعها و تسهيل مراقبتها اذا دعت الضرورة،
تعكس الرسائل المبعوثة صورة الجمعية، لذلك يجب أن تكون ممضية من طرف شخص واحد يعينه أعضاء المكتب (عادة إما الرئيس أو الكاتب العام)
ترتيب الوثائــــــق :
- لتفادي ضياع الوثائق و تسهيل البحث و المراقبة اذ دعت الضرورة لذلك،
- لتجميع المعلومات و تركيز المدارك،
يجب تصميم جدول يضم خمس خانات غلى الشكل التالي:
*نموذج لدفتر الرسائل : الصادرات
1رقم الترتيب 2تاريخ الاصدار 3الموضوع 4المرسل اليه 5التوقيع
*ثم جدول ثاني يحمل عنوان :
*نموذج لدفتر الرسائل : الواردات ويضم ايضا خمس خانات:
1- رقم الترتيب 2-تاريخ الوصول 3-الموضوع 4-المرسل 5-التوقيع
محاضر الاجتماعات:
تسمح بتسجيل القرارات المتخذة وبتفادي المشاكل التي قد تخلق بين أعضاء الجمعية ،
مرجع مهم لبلورة تقريــــــــر الأنشطة ،
بعض الشروط الأساسية لإنجاح الاجتماع:
-حضور في الوقت
-احترام جدول الأعمال
-حسن الإنصات
-الحرص على التعاون بدل التصادم
-عدم التردد في التعبير عن رأيك
-انتقاد الأفكار لا الأشخاص
-انصراف في الوقت
نموذج لمحضر اجتماع:
للجمعية........................... رقم................
في يوم: ...........................من:.................... ..................
الموافق:......................على الساعة:..................بمقر:................
اجتمع أعضاء مجلس المكتب المسير لجمعية:....................
الحاضرون:
+
+
+
الغائبون:
+
+
+
+
*جدول الأعمال:...........
*النقط المثارة و الإقتراحات:....................
*القرارات المتخدة:...............................
*نقط مختلفة:.....................................
*الوثائق المسلمة:................................
تقرير الأنشطة :
-يبرر المجهودات المبذولة من طرف الجمعية،
-عنصــــر من عناصر متابعة وتقييم الأنشطة،
-وسيلــــــة تقييم مؤهلات وكفاءات الجمعية،
نموذج لتقرير الأنشطة:
تقرير عن أنشطة: ..................................................
جمعيـــــــة: .................................................. .......
الفترة المعنية: .................................................. .....
الأهداف: .................................................. ..........
الأنشطة المبرمجة: ................................................
الأنشطة المنجزة: .................................................. .
المشاكل المتعلقة بالفترة: ...........................................
الحلول المقترحة: .................................................. .
الأنشطة المقترحة خلال الفترة المقبلة:.............................
مذكـــــرة الإخبـــار:
تسهل تبادل المعلومات و بث الإخبار بين الأعضاء،
تساعد على المشاركة في اتخاذ القرار،
نموذج لمذكرة الأخبار:
جمعيــــــــة: .................................................. .........
مذكرة الإخبار حول موضوع : ...................تحت رقم.........
.....................
المرفقات
التاريخ: التوقيع
التقريـــــــر الأدبـــــي:
يلخص الأنشطة التي قامت بها الجمعية خلال سنة من العمل،
يطرح العراقيل التي عرفتها الجمعية بحثا عن حلول لها،
يعطي توصيات ويقترح برنامج عمل للسنة الموالية،
نموذج لصياغة التقرير الأدبي
التقرير الأدبي لسنة: ................................
الجمعيـــــــــــــــــة : .................................. أنشطة الجمعية خلال السنة :
أمثلة : - أنشطة اجتماعية ..........
- أنشطة ثقافية .............
- أنشطة اخرى .............
أهم القرارات التي اتخذت: ...............................
المشاكل الكبرى أو العراقيل التي عرفتها الجمعية خلال السنة:
. على صعيد الجمعية عامـة: ...................................
. على صعيد المكتب المسير: ..................................
أهم التوصيات: ............................................
اقتراحات عامة للسنة الموالية: ...............................
اقتراح برنامج السنة المقبلـــة: ...............................
تسييـــــــــــر المخزون:
لتفادى ضياع سلع، أدوات، أو وسائل عمل الجمعية )المخزون(، لابد أن يكون لكل جمعية مخزونها الخاص.
أهم وسائل تسيير المخزون هي:
وصل الدخول إلى المخزون،
وصل الخروج من المخزون،
سجل المخـــــــــــــــــــزون،
نموذج لوصل الدخول إلى المخزن:
جمعية............................................. ........................
وصل رقم:.............................................. ..................
أنا الموقع أسفله المسؤول عن المخزون اشهد أنني قد توصلت من السيد.................. رقم ب. و :.......................يوم........... طبيعة السلعة و عدد السلعة ...........................................
التاريخ: التوقيع:
من الضروري التوفر على نسختين، الأولى الاحتفاظ بها لدى
الجمعية و الثانية لدى المعني بالأمر.
نموذج لوصل الخروج من المخزن:
جمعية .................................................. .....................
وصل رقم:.............................................. .....................
اشهد أنا الموقع السيد.....................رقم ب. و :......................
أنني قد توصلت من المسؤول عن المخزون يوم .........................
طبيعة السلعة و عدد السلعة ................................................
التاريخ: التوقيع:
من الضروري التوفر على نسختين، الأولى الاحتفاظ بها لدى
الجمعية و الثانية لدى المعني بالأمر
التسيير المالي والاداري للجمعية
المواضيع المتشابهه
